Einen Datenschutzbeauftragten können Sie intern oder extern benennen. Wo sind die Unterschiede und welche Vor- und Nachteile haben die Varianten?
Interne Benennung
Bei einer internen Benennung wählen Sie einen Ihrer Mitarbeiter aus und benennen diesen als Datenschutzbeauftragten oder stellen einen Datenschutzbeauftragten als Mitarbeiter direkt ein.
Vorteile
- Bei viel Arbeit und vielen Arbeitsstunden kann der eigene Mitarbeiter günstiger sein.
- Der Mitarbeitet sitzt bei Ihnen im Unternehmen und bekommt die Gegebenheiten besser mit.
- Die Akzeptanz der Beschäftigten kann steigen für einen Mitarbeiter als für einen Dritten.
Nachteile
- Oft erhalten Mitarbeiter eine Wochenendschulung beim TÜV oder bei einem anderen Anbieter und werden ernannt. Das Know-how und die praktische Erfahrung fehlt oftmals.
- Wenn Mitarbeiter die Aufgabe nur zusätzlich erhalten, wird die Aufgabe schnell vernachlässigt.
- Mitarbeiter können schnell betriebsblind werden oder trauen sich nichts zu sagen, weil – obwohl der Datenschutzbeauftragte weisungsfrei ist – immer das Angestelltenverhältnis mitwirkt.
- Interne Datenschutzbeauftragte genießen besonderen Kündigungsschutz und sind nur aus wichtigem Grund kündbar.
Externe Benennung
Bei einer externen Benennung schließen Sie einen Vertrag mit einem Anbieter – zum Beispiel uns – und wir setzen eine Person als Ihren Datenschutzbeauftragten ein, der die Aufgaben für Sie und weitere Unternehmen übernimmt, aber bei uns angestellt bleibt.
Vorteile
- Ihr Datenschutzbeauftragter beschäftigt sich ausschließlich mit dem Datenschutz. Er hat das Know-how, die Ausbildung, die Erfahrung und kann die Best Practice einbringen.
- Sie haben planbare Kosten, in der Regel wird eine monatliche, transparente Betreuungsgebühr vereinbart
- Die Fortbildungskosten zahlt Ihr Anbieter, regelmäßige Seminare sind bei diesem schnelllebigen Thema unabdingbar. Das kann schnell in den fünfstelligen Bereich gehen im Jahr.
- Sie erhalten offene und ehrliche Hilfe, Ihr Datenschutzbeauftragter kann weisungsfrei mit Ihnen reden und als Dritter im Unternehmen besser Dinge bewegen.
Nachteile
- Sie haben monatliche Kosten, auch wenn vielleicht zurzeit nichts zu erledigen ist im Datenschutz.
- Die Mitarbeiter sammeln kein eigenes Know-how, außer durch die Schulungen.
- Sie müssen einem Dritten vertrauen können und einen guten Anbieter finden.
Fazit
Es kommt sehr auf die individuellen Umstände an. Unseres Erachtens bringt es nichts, wenn Sie einem Mitarbeiter zusätzlich die Aufgabe als Datenschutzbeauftragten „aufs Auge drücken“ und denjenigen für ein Wochenendkurs zum TÜV schicken. Das Thema Datenschutz ist umfassend und vielfältig, dafür braucht es die Ausbildung, Fortbildung, Know-how und Erfahrung. Selbst wenn es daran nicht scheitert, kann derjenige die Aufgabe zugunsten seiner Hauptaufgaben schnell vernachlässigen und traut sich im Zweifelsfall nicht zu der Geschäftsführung zu sagen, wo die Probleme liegen.
Sofern Sie bereit sind einen Datenschutzbeauftragten einzustellen, der entsprechend ausgebildet ist und die nötigen Voraussetzungen mitbringt und sich nur oder überwiegend dem Datenschutz widmet, kann auch der interne Datenschutzbeauftragte ein gangbarer Weg sein. Aus finanziellen Gründen wird das aber meist nur bei größeren Unternehmen möglich sein.
Bei Unternehmen bis zu 500 Beschäftigen (KMU’s) überwiegen unserer Meinung nach die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten.