Datenschutz gewinnt in der heutigen Unternehmenslandschaft immer mehr an Bedeutung, insbesondere angesichts der wachsenden Menge sensibler Daten. Um den gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden, setzen Unternehmen verstärkt auf strukturierte Managementsysteme.
Das Datenschutzmanagementsystem (DSMS) spielt dabei eine zentrale Rolle, indem es eine systematische Organisation und Kontrolle der Datenschutzmaßnahmen ermöglicht. Es handelt sich um einen internen Leitfaden, welcher die Voraussetzungen für den DSGVO-konformen Umgang mit personenbezogenen Daten schafft.
Wer ist für das Datenschutzmanagementsystem verantwortlich?
Die datenschutzrechtliche Verantwortung liegt beim Management eines Unternehmens. Ein entscheidender Faktor ist das klare Bekenntnis der Geschäftsführung zum Datenschutz sowie eine entsprechend ausgerichtete Unternehmensführung. In der Regel sind es aber die Datenschutzbeauftragten, die für die Implementierung, Pflege und Optimierung des DSMS zuständig sind.
Rechtliche Vorgaben
Es besteht keine explizite gesetzliche Verpflichtung zur Einführung eines DSMS, ebenso fehlen verbindliche Normen für dessen Ausgestaltung und Umfang. Dennoch besteht grundsätzlich die Pflicht zur Erfüllung der Dokumentations- und Rechenschaftspflicht gemäß der DSGVO. Aus Effizienzgründen ist es daher empfehlenswert, ein DSMS zu implementieren.
Die allgemeine Rechenschaftspflicht gemäß Artikel 5 (2) der DSGVO umfasst insbesondere folgende Punkte:
- Pflicht zur Einführung von Verarbeitungsverzeichnissen (art. 30 DSGVO)
- Auftragsverarbeitungsvertrag
- Technische und organisatorische Maßnahmen
- Datenschutzfolgenabschätzung (Art. 35 DSGVO)
- Meldung des Datenschutzbeauftragten
- Nachweis von Mitarbeiterschulungen
- Dokumentation eines Datenschutzvorfalls (Art. 33 (5) DSGVO)
Aufbau eines Datenschutzmanagementsystems
Ein Datenschutzmanagement besteht aus vielen verschieden Prozessen, welche abhängig vom Unternehmen und der Branche variieren. Der Aufbau eines DSMS erfolgt nach der PDCA-Methode (Plan-Do-Check-Act), welche die Anforderungen eines systematischen Aufbaus mit stetiger Möglichkeit zur Verbesserung beinhaltet.
Hierbei ist es entscheidend, dass sowohl der Prozess als auch das gesamte System den PDCA-Zyklus durchlaufen. Dieser Zyklus gewährleistet, dass das Datenschutzmanagementsystem kontinuierlich verbessert wird, um auf sich verändernde gesetzliche Vorgaben und Technologien angemessen zu reagieren. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass ihr DSMS stets auf dem neuesten Stand ist und den aktuellen Anforderungen entspricht.
Ziel eines Datenschutzmanagementsystems
- Überprüfung aller datenschutzrechtlichen Maßnahmen
- Etablierung wesentlicher Standards
- Einführung standardisierter Prozesse
- Herausgabe einer Übersicht der Anforderungen